Das Herzstück von E.V.A. ist die automatische Dateibenennung. Du legst einmal fest, welche Bausteine dein Dateiname enthalten soll – zum Beispiel Nachname, Vorname, Datum und Dokumententyp – und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. E.V.A. hält sich konsequent daran.
Die Bausteine lassen sich dabei flexibel kombinieren: Du wählst aus, was für deine Ablage sinnvoll ist, und E.V.A. wendet dein Schema auf jedes neue Dokument an – vollautomatisch, ohne dass du selbst Hand anlegen musst.
Das Ergebnis: Jedes Dokument wird sofort sinnvoll benannt, ohne dass du darüber nachdenken musst. Gerade weil täglich viel Briefpost eingeht und sich Dokumente schnell stapeln, spart das spürbar Zeit – bei jedem einzelnen Schreiben, das du ablegst.
So arbeitet E.V.A.
E.V.A. ist keine klassische Software, die Du installieren musst, sondern eine von mir entwickelte Cloudanwendung, die sich nahtlos in Deinen Arbeitsablauf einfügt – schnell, zuverlässig und DSGVO-konform.
Der Ablauf ist einfach:
- Du scannst Deine Dokumente in einen Ordner auf Deinem Computer. Dieser Ordner ist der Startpunkt – alles, was hier landet, geht automatisch an E.V.A.
- E.V.A. arbeitet in der Cloud* Dort werden die Dokumente analysiert, automatisch richtig benannt und dem passenden Betreuten zugeordnet – ohne Dein Zutun
- Zurück auf Deinem Rechner
E.V.A. überträgt die fertigen Dokumente in einen weiteren Ordner auf Deinem Computer. Genau auf diesen Ordner greift Deine Betreuungssoftware zu – egal, welche Du nutzt.
Legitimationsschreiben
E.V.A. Hilfe Dir dabei, Dich als Betreuer freundlich und professionell zu legitimieren.
Wenn Du Dich legitimieren möchtest, erstellt E.V.A. automatisch ein persönliches Legitimationsschreiben auf Deinem Briefpapier. Dabei sucht E.V.A. nicht nur die Adresse des Absenders, sondern fügt auch einen Satz hinzu, der Dich als Betreuer Deines Klienten eindeutig ausweist – zum Beispiel durch Nennung eines Aktenzeichens, einer Rechnungs- oder Kundennummer.
Alles läuft im Hintergrund, während E.V.A. Deine Dateien benennt und ordnet. Das fertige Schreiben steht Dir anschließend als PDF bereit – bequem und zuverlässig.
* Um Dich mit E.V.A. zu verbinden benötigtest Du einen Cloudservice wie zum Beispiel einen Hi-Drive von IONOS oder Strato durch den weitere Kosten entstehen. Wenn Du bereits über einen Cloud-Dienst verfügst kann dieser meist genutzt werden. Wir klären das aber gerne im Vorfeld.