Das Herzstück von E.V.A. ist die automatische Dateibenennung. Du legst einmal fest, welche Bausteine dein Dateiname enthalten soll – zum Beispiel Nachname, Vorname, Datum und Dokumententyp – und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. E.V.A. hält sich konsequent daran.
Die Bausteine lassen sich dabei flexibel kombinieren: Du wählst aus, was für deine Ablage sinnvoll ist, und E.V.A. wendet dein Schema auf jedes neue Dokument an – vollautomatisch, ohne dass du selbst Hand anlegen musst.
Das Ergebnis: Jedes Dokument wird sofort sinnvoll benannt, ohne dass du darüber nachdenken musst. Gerade weil täglich viel Briefpost eingeht und sich Dokumente schnell stapeln, spart das spürbar Zeit – bei jedem einzelnen Schreiben, das du ablegst.
So arbeitet E.V.A.
E.V.A. ist keine klassische Software, die Du installieren musst, sondern eine von mir entwickelte Cloudanwendung, die sich nahtlos in Deinen Arbeitsablauf einfügt – schnell, zuverlässig und DSGVO-konform.
Der Ablauf ist einfach:
- Du scannst Deine Dokumente in einen Ordner auf Deinem Computer. Dieser Ordner ist der Startpunkt – alles, was hier landet, geht automatisch an E.V.A.
- E.V.A. arbeitet in der Cloud* Dort werden die Dokumente analysiert, automatisch richtig benannt und dem passenden Betreuten zugeordnet – ohne Dein Zutun
- E.V.A. macht noch mehr (Pro Version): Wenn E.V.A. erkennt, dass das Schreiben an Deinen Betreuten und nicht an Dich gerichtet ist, schlägt sie dir vor ein Legitimationschreiben zu erstellen. Wenn Du E.V.A. eine eigenen E-Mail Adresse zur Verfügung stellst kann Sie sogar eine entsprechende E-Mail vorbereiten (oder gleich direkt Antworten, wenn Du das möchtest.
- Zurück auf Deinem Rechner
E.V.A. überträgt die fertigen Dokumente in einen weiteren Ordner auf Deinem Computer. Genau auf diesen Ordner greift Deine Betreuungssoftware zu – egal, welche Du nutzt.
E.V.A. Gen 2
39 €
/Monat
30 Betreuungen inklusive
- Flexible KI-Dateibenennung
- Fair-Use: 1.000 Dokumente/Monat
- Schnellstart inkl. Erstimport
- 30 Tage Geld-zurück-Garantie
Empfohlen
E.V.A. Pro
49 €
/Monat
30 Betreuungen inklusive
- Alles aus E.V.A. Gen 2
- Legitimationsschreiben auf Knopfdruck
- Autoresponder (Betreuungsende & Adresswechsel des Büros)
- 30 Tage Geld-zurück-Garantie
Mehr als 30 Betreuungen? Weitere 10er-Pakete für je +10 €/Monat können direkt bei der Bestellung hinzugefügt werden.
* Um Dich mit E.V.A. zu verbinden benötigtest Du einen Cloudservice wie zum Beispiel einen Hi-Drive von IONOS oder Strato durch den weitere Kosten entstehen. Wenn Du bereits über einen Cloud-Dienst verfügst kann dieser meist genutzt werden. Wir klären das gerne zusammen im Vorfeld.